Art.31.

1. Compartimentul Managementul Calităţii (CMC) reprezintă o structură de specialitate cu rol de coordonare şi execuţie, care sprijină conducerea instituţiei în realizarea controlului managerial intern managementului calităţii şi de management a calității, prin planificarea/monitorizarea acţiunilor specifice, organizarea grupurilor de lucru pentru elaborarea documentelor aferente şi instruirea personalului privind asigurarea calităţii şi respectiv implementarea și dezvoltarea Sistemului de control intern managerial și după caz a Sistemului de Management al Calităţii, în conformitate cu standardele naționale de control intern managerial și standardele internaționale de management a calității.
2. Compartimentul Managementul Calităţii are ca obiective permanente:
   1. proiectarea şi implementarea unui Sistem de Control Intern Managerial (SCIM), respectiv a Sistemului de Management al Calităţii (SMC) care să corespundă standardelor internaționale, europene şi naționale referitoare la calitate şi control intern managerial, la nivelul Consiliului Judeţean Vaslui;
   2. menţinerea şi îmbunătățirea continuă a SCIM/SMC;
   3. introducerea, implementarea şi menţinerea unei culturi a calităţii și performanței la nivelul Consiliului Judeţean Vaslui pentru a dezvolta capabilitatea instituţiei de a oferi servicii de calitate în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate.
3. Compartimentul Managementul Calităţii este subordonat președintelui consiliului județean și exercită următoarele atribuții:

1. Proiectare și implementarea SMC/SCIM:

1. elaborează Manualul Calităţii (MC), Procedurile de Sistem (PS), şi verifică din punct de vedere al formatului și adecvării conținuturilor Procedurile Operaționale (PO);
2. revizuieşte Manualul Calităţii, Procedurile de Sistem şi celelalte documente ale Sistemului de Management al Calităţii/Sistemul de control intern managerial (SMC/SCIM), conform Standardului SR EN ISO 9001:2015/Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice;
3. acordă asistenţă şi colaborează cu toate compartimentele din aparatul de specialitate al Consiliului Județean Vaslui pentru elaborarea procedurilor şi instrucţiunilor de lucru;
4. acordă asistenţă şi colaborează cu toate compartimentele din aparatul de specialitate al Consiliului Judeșean Vaslui pentru elaborarea/modificarea formularelor;
5. proiectează SMC/SCIM în scopul realizării unei documentaţii a sistemului de management al calităţii/sistemului de control intern managerial adecvată proceselor/subproceselor şi activităţilor care se desfăşoară în Consiliul Județean Vaslui, în concordanţă cu obiectivele şi cultura referitoare la calitate, cu serviciile pe care le furnizează instituţia, cu respectarea recomandărilor standardelor de referinţă, a altor reglementări şi normative aplicabile;
6. implementează sistemul de management al calităţii/sistemul de control intern/managerial prin desfăşurarea proceselor şi activităţilor în baza aplicării prevederilor documentaţiei realizate: manualul calităţii, proceduri, instrucţiuni şi/sau reglementări şi normative aplicabile;
7. actualizează în permanenţă politica referitoare la calitate şi stabileşte obiective generale - adecvate politicii, în scopul îmbunătăţiri continue a SMC/SCIM;
8. asigură instruirea personalului cel puţin odată pe an (sau ori de câte ori se consideră necesar) cu privire la cerinţele standardelor de referinţă în domeniul managementului calităţii/controlului intern/managerial, pentru întocmirea documentelor necesare, pentru conştientizarea cu privire la importanţa aplicării unui sistem de management al calităţii/control intern adecvat proceselor instituţiei, conform cu cerinţele standardelor de referinţă internaţionale/europene, a reglementărilor europene, a normelor legislative naţionale aplicabil;
9. propune/planifică instruiri interne/externe în domeniul managementului calităţii/controlului intern în Program anual de formare profesională;
10. asigură instruirea personalului din aparatul de specialitate al Consiliului Judeșean Vaslui privind cunoaşterea şi aplicarea cerinţelor standardelor de calitate/standardelor de control intern managerial. Instruirile interne sunt documentate în Formulare de instruire, care se păstrează în cadrul compartimentului şi se desfăşoară conform Programului anual de instruire în domeniul calităţii/controlului intern;
11. urmăreşte implementarea cerinţelor sistemului de management al calităţii/sistemului de control intern/managerial (SMC/SCIM) în compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui;
12. asigură completarea şi menţinerea înregistrărilor specifice activităţii de asigurare a calităţii/control intern-managerial;
13. asigură comunicarea între diferite niveluri ierarhice şi funcţii în cadrul organizaţiei în privinţa sistemului de managementul calităţii/control intern adoptat;
14. asigură retragerea, arhivarea şi distrugerea documentelor calităţii, respectiv cele referitoare la controlul intern-managerial, care sunt perimate;
15. asigură difuzarea, retragerea şi arhivarea controlată a documentelor externe;
16. ține gestiune unică (suport electronic şi suport hârtie - în original) a documentelor sistemului de management al calităţii/control intern şi asigură difuzarea controlată a MC, PS, PO și a formularelor în cadrul Consiliului Județean Vaslui;
17. codifică şi apoi introduce în sistem (după ce a fost aprobată), documentaţia emisă la nivel de servicii/birouri/compartimente (PS, PO, formulare - în original), versiunea în vigoare şi retrage din sistem informatic versiunea anulată;
18. retrage controlat din uz documentele de calitate (PS, PO, formulare - în sistem informatic şi pe suport hârtie) aflate la o versiune depăşită şi difuzează noile versiuni controlat;
19. multiplică Manualul Calităţii şi procedurile cu formularele anexă şi le predă controlat conducătorilor compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui şi organelor de certificare/control;
20. urmăreşte modul de actualizare a documentelor precum şi impactul modificării asupra altor proceduri sau instrucțiuni (după caz);
21. efectuează periodic analiza managementului pe baza rezultatelor activităților comunicate de către șefii de compartimente din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Vaslui;
22. elaborează si redactează raportul de analiza a managementului;
23. reprezintă instituția in orice problema ce vizează sistemul de management al calității;
24. sprijină elaborarea procedurilor de sistem identificate a fi necesare de către Comisia de monitorizare cu rol de coordonare si îndrumare metodologica a Sistemului de Control Intern Managerial;
25. asigura secretariatul comisiei de Monitorizare in vederea bunei desfășurări a întâlnirilor Comisiei, asigurând arhivarea corespunzătoare a documentației aferente procesului;
26. întocmește informări/rapoarte cu privire la progresele înregistrate in dezvoltarea Sistemului de Control Intern Managerial, ori de cate ori este necesar.

2.Menţinerea SMC/SCIM

1. realizează auditul intern al calităţii:
   1. evaluarea obiectivă a tuturor activităţilor şi proceselor;
   2. evaluarea modului în care sunt respectate prevederile din standardul de referinţă şi din documentele SMC/SCIM (manual şi proceduri), precum şi din reglementările legale;
   3. evaluarea modului de funcţionare a sistemului de management al
      calităţii/sistemului de control intern managerial;
   4. evaluarea eficacităţii proceselor;
   5. identificarea punctelor slabe şi a măsurilor necesare pentru corecţie şi îmbunătăţire.
2. elaborează Programul de audit intern al SMC/SCIM, la începutul fiecărui an calendaristic, în funcţie de starea şi importanţa proceselor care urmează a fi auditate şi în funcţie de rezultatele obţinute la auditurile anterioare, astfel încât fiecare serviciu/birou/compartiment să fie evaluat de cel puţin o dată pe an;
3. organizează, efectuează şi coordonează audituri interne ale SMC/SCIM din Consiliul Județean Vaslui conform Programului de audit intern calitate, aprobat de Preşedintele Consiliului Județean Vaslui;
4. efectuează auditul conform Planului de audit;
5. documentează rezultatele auditului şi observaţiile rezultate în urma auditului în Raportul de audit;
6. întocmeşte Rapoarte de Acţiune Corectivă şi Rapoarte de Acţiune Preventivă şi le comunică şefilor de servicii/birou sau coordonatorilor compartimentelor unde au fost identificate neconformităţi;
7. menţine evidenţa Acţiunilor Corective iniţiate de conducătorii zonelor auditate, rezultate în urma auditurilor interne şi urmăreşte rezolvarea şi eficacitatea acţiunilor corective iniţiate la termenele stabilite prin rapoartele de neconformitate;
8. informează conducerea compartimentelor auditate despre rezultatele auditului, prezentându-le Raportul de audit;
9. înregistrează neconformităţi, iniţiază acţiuni preventive/corective; prelucrează datele obţinute în urma analizei acţiunilor preventive/corective;
10. monitorizează stadiul realizării obiectivelor specifice propuse de fiecare compartiment.

3. Îmbunătăţirea continuă a SMC/SCIM:

1. monitorizează şi măsoară procesele SMC/SCIM pentru a demonstra menţinerea şi îmbunătăţirea funcţionării proceselor şi obţinerea rezultatelor planificate prin audit intern al calităţii;
2. identifică probleme de calitate/control intern managerial ce apar la nivelul instituţiei;
3. colectează toate datele provenite din aparatul de specialitate al Consiliului Județean Vaslui/entități publice subordonate sau aflate sub autoritate/coordonare legate de problemele de calitate şi control intern managerial, pentru ca acestea să poată fi analizate global şi raportate către alte entități publice competente, conform prevederilor legislative;
4. urmăreşte modul de actualizare a documentelor precum şi impactul modificării asupra altor proceduri sau instrucţiuni (după caz);
5. realizează periodic analize a problemelor identificate în vederea stabilirii priorităţilor de rezolvare;
6. monitorizarea satisfacţiei cetăţenilor/clienţilor;
7. identifică riscurilor şi cauzelor asociate principalelor activităţi de la nivel de compartiment;
8. analizează costurile pentru soluțiile de rezolvare propuse;
9. propune factorilor de decizie/persoanele responsabile de soluţii optime/măsuri de gestionare şi diminuare a riscurilor;
10. asigură cadrul de aplicare a soluţiilor optime/monitorizează gestionarea riscurilor împreună cu persoanele responsabile.